Perché lo studio è un caso particolare
In uno studio dentistico convivono dati amministrativi, dati sanitari dei pazienti (categoria particolare secondo l'art. 9 del GDPR) e apparecchiature mediche: radiologico endorale, ortopantomografo o CBCT, scanner intraorali, fresatori. Molte di queste macchine funzionano con un PC dedicato e un software certificato insieme al dispositivo, che spesso non si può aggiornare liberamente.
Se tutto sta sulla stessa rete, basta un PC infetto in reception per raggiungere l'archivio radiologico o fermare l'agenda. Separare e proteggere costa poco rispetto a una giornata di poltrone ferme.
1. Separare le reti
Con switch e firewall gestiti si creano reti virtuali (VLAN) che non comunicano tra loro, se non per ciò che serve:
| Rete | Cosa contiene | Regole |
|---|---|---|
| Studio | PC di reception e operatori, server o NAS del gestionale, stampanti | Accesso a internet filtrato, antivirus gestito, aggiornamenti automatici |
| Apparecchiature | PC di radiologico, OPT/CBCT, scanner, fresatori | Nessuna navigazione internet; comunicano solo con il server immagini e con le postazioni autorizzate |
| Telefonia | Telefoni IP e centralino | Priorità al traffico voce, nessun accesso agli altri dati |
| Videosorveglianza | Telecamere e videoregistratore | Isolata, nessun accesso diretto da internet; si consulta tramite VPN |
| Ospiti | Wi-Fi per i pazienti in sala d'attesa | Solo internet, isolamento tra i dispositivi, password cambiata periodicamente |
2. Proteggere le apparecchiature
- PC con sistemi operativi non più aggiornati, frequenti con le apparecchiature meno recenti: non vanno usati per navigare o leggere la posta e restano isolati nella loro rete.
- Aggiornamenti del software delle apparecchiature solo d'accordo con il fornitore, perché fanno parte del dispositivo medico.
- Porte USB limitate: chiavette e dischi esterni sono una via d'ingresso frequente dei virus.
- Inventario di ogni apparecchio collegato: modello, sistema operativo, fornitore, chi ha accesso.
3. Backup di gestionale e immagini
Due archivi sono vitali: il database del gestionale (anagrafiche, agenda, piani di cura, contabilità) e l'archivio delle immagini radiologiche e delle scansioni. Il backup deve:
- essere automatico, almeno giornaliero, con la procedura indicata dal produttore del gestionale: un database copiato mentre è in uso può risultare inutilizzabile;
- seguire la regola 3-2-1, con una copia fuori dallo studio e una non modificabile dal ransomware;
- essere cifrato, perché contiene dati sanitari;
- essere provato con un ripristino reale almeno ogni trimestre.
4. Accessi remoti dei fornitori
Software house del gestionale, assistenza del radiologico e tecnici informatici hanno spesso bisogno di collegarsi. Regole minime:
- collegamenti solo su richiesta e autorizzati dallo studio, mai programmi di controllo remoto sempre attivi con password condivise;
- nessuna porta aperta sul router per il desktop remoto: si usa una VPN o una piattaforma di assistenza con codice monouso;
- account personali per ogni tecnico, disattivati a fine rapporto, e registro degli accessi;
- nomina del fornitore come responsabile del trattamento (art. 28 GDPR) quando accede ai dati dei pazienti.
5. Reception e postazioni
- Schermi orientati o con filtro privacy, perché i pazienti al banco non vedano agenda e dati di altri.
- Blocco automatico dello schermo e accesso personale per ogni operatore.
- Verifica in due passaggi sulla posta e sui portali (banca, fatturazione e, dove possibile, Sistema Tessera Sanitaria).
- Stampanti e scanner nella rete dello studio, mai raggiungibili dalla rete ospiti.
- Telecamere solo nelle aree consentite, con cartello informativo e, se riprendono i dipendenti, nel rispetto dell'art. 4 dello Statuto dei lavoratori.
6. Continuità operativa
- Gruppo di continuità (UPS) per server, NAS, firewall, switch e, dove previsto dal produttore, per le apparecchiature.
- Connessione di riserva se gestionale, telefono o invio dei dati dipendono da internet.
- Monitoraggio di dischi, backup e antivirus, con avvisi prima del guasto.
- Una procedura scritta per i guasti: chi chiamare, come lavorare se il gestionale è fermo, come avvisare i pazienti.
Checklist finale
- Reti separate per studio, apparecchiature, telefoni, telecamere e ospiti.
- PC delle apparecchiature senza navigazione internet.
- Backup giornaliero, cifrato, con copia fuori sede e prova di ripristino.
- Accessi dei fornitori solo su richiesta, con account personali.
- Antivirus gestito e aggiornamenti automatici sulle postazioni dello studio.
- Wi-Fi pazienti isolato dalla rete dello studio.
- UPS e procedura scritta per i guasti.
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Questa guida ha carattere informativo generale e non sostituisce la valutazione del caso specifico.